Transforma tus entradas de Gravity Forms en tickets de Zendesk: Conecta WordPress con Zapier para optimizar tu gestión de tickets.

De WordPress a Zendesk: convierte formularios de Gravity Forms en tickets de soporte automáticos (sin líos)

El soporte al cliente no falla cuando llegan pocas consultas. Falla cuando llegan muchas… y entran desordenadas. Correos sueltos, formularios que nadie revisa, mensajes que se pierden. Si usas WordPress y Zendesk, hay una forma mucho más inteligente de trabajar: conectar Gravity Forms con Zendesk usando Zapier.

En este artículo te explicamos por qué esta combinación es tan potente y cómo convertir cada envío de formulario en un ticket automático en Zendesk. Sin desarrollo a medida, sin inventos raros y con un control total del proceso.

Desde Zonsai lo tenemos claro: cuando los formularios se integran bien con el sistema de soporte, el negocio respira. Menos fricción interna, más rapidez de respuesta y clientes mejor atendidos.

Por qué Gravity Forms + Zendesk es una combinación ganadora

Antes de entrar en el “cómo”, conviene entender el “por qué”. Estas dos herramientas encajan como piezas de un mismo engranaje.

Gravity Forms: el punto de entrada perfecto

Para muchos clientes, el formulario es el primer contacto real con tu empresa. Si ese punto falla, todo lo demás se resiente. Gravity Forms permite crear formularios de soporte totalmente adaptados a lo que tu equipo necesita.

• Constructor visual drag & drop con plantillas listas para usar.
• Lógica condicional, formularios multipaso y validaciones avanzadas.
• Subida de archivos, cálculos y campos personalizados.
• Integraciones con CRM, automatización y pagos.
• Gravity SMTP incluido en Elite para notificaciones fiables.

Resultado: recoges exactamente la información necesaria, ni más ni menos.

Zendesk: donde el soporte se vuelve profesional

Zendesk no es solo una bandeja de entrada. Es un sistema completo de gestión de soporte usado por más de 100.000 empresas.

• Soporte multicanal: email, chat, bots, mensajería.
• IA aplicada a sugerencias de respuesta y routing.
• Analítica y reporting del rendimiento del equipo.
• Gestión de calidad y feedback.
• Integraciones con Slack, WhatsApp, Facebook y más.

Cuando un formulario de WordPress crea directamente un ticket en Zendesk, todo queda trazado desde el minuto uno.

El pegamento: Zapier y el Zapier Add-On

Zapier es la plataforma que conecta ambas piezas. Permite crear flujos automáticos (Zaps) entre más de 8.000 aplicaciones. Para Gravity Forms, necesitas el Zapier Add-On, disponible en licencias Pro y Elite.

Con Zapier no solo envías datos fuera: también puedes crear entradas en Gravity Forms desde acciones externas. Es bidireccional.

Cómo conectar Gravity Forms con Zendesk paso a paso

Vamos al terreno práctico. El objetivo es claro: cuando alguien envía un formulario en WordPress, se crea un ticket en Zendesk.

1. Crear una cuenta en Zendesk

Regístrate en Zendesk y activa la prueba gratuita. Tras verificar el email, accedes al panel principal.

2. Generar un API Token en Zendesk

En el Admin Center:

• Apps and integrations → APIs → API tokens.
• Haz clic en Add API token.
• Nómbralo y guarda.

Copia el token. Zendesk solo lo muestra una vez.

3. Crear una cuenta en Zapier

Necesitarás una cuenta de Zapier (plan premium) para conectar con Zendesk.

4. Crear el formulario de soporte en WordPress

En WordPress: Forms → New Form. Puedes partir de una plantilla de contacto y adaptarla a soporte.

Campos recomendados:

• Nombre y email.
• Asunto del problema.
• Descripción detallada.
• Prioridad o tipo (opcional).

Inserta el formulario en una página y publícalo.

5. Instalar y configurar el Zapier Add-On

En WordPress: Forms → Add-Ons. Instala y activa el Zapier Add-On.

Luego ve a Forms → Settings → REST API:

• Activa la REST API.
• Crea una nueva clave (API v2).
• Permisos: Read / Write.

Copia la Consumer Key y la Consumer Secret.

6. Crear el Zap en Zapier

En Zapier, busca la integración Gravity Forms + Zendesk. Usa el Zap más común: New Form Submission → Create Ticket.

Conecta Gravity Forms usando:

• URL del sitio.
• Consumer Key.
• Consumer Secret.

Selecciona el formulario y prueba el trigger con datos reales.

7. Conectar Zendesk y mapear los campos

Ahora conecta tu cuenta de Zendesk usando:

• Email.
• API Token.
• Dominio de Zendesk.

Configura el ticket:

• Asunto.
• Contenido.
• Nombre y email del solicitante.
• Grupo, prioridad o tags (opcional).

Haz una prueba. Si el ticket aparece en Zendesk, publica el Zap.

Los Riesgos Ocultos de Conectar WordPress con Zendesk sin Estrategia (Según Zonsai)

Primer riesgo: enviar tickets mal estructurados. Si el formulario no recoge bien la información, el soporte empieza a pedir datos de nuevo. Fricción asegurada.

Segundo riesgo: no mapear correctamente los campos. Un ticket sin asunto claro o sin email válido es ruido, no ayuda.

Tercer riesgo: crear automatizaciones sin control. Un Zap mal configurado puede duplicar tickets o saturar equipos.

Cuarto riesgo: no definir prioridades. No todo ticket es igual. Si todo entra al mismo nivel, el sistema pierde sentido.

Conclusión Zonsai: automatizar sin pensar es tan peligroso como no automatizar.

Nuestra Perspectiva Práctica (Enfoque Zaragoza)

En proyectos de Zaragoza vemos a menudo empresas con Zendesk… pero con formularios que llegan por email o se quedan en WordPress. Eso es duplicar trabajo.

Con Gravity Forms + Zapier + Zendesk hemos ayudado a:

• Centralizar soporte de negocios locales.
• Reducir tiempos de respuesta.
• Mejorar la calidad de la información recibida.

Para equipos pequeños, esta integración elimina el caos. Para equipos grandes, impone orden. En ambos casos, el cliente lo nota.

Cuándo tiene sentido esta integración

• Si usas Zendesk como sistema central de soporte.
• Si recibes solicitudes desde la web.
• Si quieres trazabilidad completa desde el primer contacto.

Si cumples dos de tres, la respuesta es sí.

Resumen rápido

• Gravity Forms recoge la información correcta.
• Zapier conecta WordPress con Zendesk.
• Cada envío crea un ticket automático.
• Menos errores, más control y mejor soporte.

El soporte deja de ser reactivo y pasa a ser un sistema.

Artículo original de referencia sobre Gravity Forms, Zendesk y Zapier

Este contenido ha sido generado y optimizado con AI Feed Writer by Zonsai – Auto Feeds, Smart Content & AI, la herramienta que transforma tutoriales técnicos en contenido estratégico orientado a negocio.